Resume Jurnal A NEW MANAGEMENT SYSTEM FOR VE IN PUBLIC WORKS (Knowledge Bank), Hisaya Yokota dan Michihiro Nakamura

Secara umum, ada 4 hal yang penting dalam manajemen proyek publik, yaitu:

1.      Biaya proyek

2.      Jadwal/ term proyek

3.      Hasil dari proyek

4.      Tujuan proyek

Selama ini kebanyakan orang hanya fokus dengan biaya dan jadwal proyek, namun ada hal lain yang harus diperhatikan seperti value for money dan tujuan dari proyek (baik tujuan yang terbentuk dari kebutuhan publik atau stakeholder lainnya). Di Jepang, penerapan VE sering digunakan dalam organisasi publik dan sejak tahun 2001 hingga tahun 2005 terjadi peningkatan jumlah pengguna VE dalam organisasi publik.

Dalam aplikasi VE di proyek publik terdapat 4 fungsi dan 5 sistem yang perlu diperhatikan, yaitu:

1.      Sistem Pendidikan/ Training

Sistem pendidikan dan training sangat dibutuhkan untuk memperoleh skill dan filosofi dari penggunaan VE. Skill VE antara satu orang dengan orang lain berbeda dan dipengaruhi oleh pengalaman dan workshop yang pernah diikuti. Sedangkan filosofi VE berguna dalam improvement value pada sebuah proyek.

2.      Sistem Aplikasi VE

Sistem aplikasi VE terdiri dari beberapa aturan berupa pemilihan waktu efektif untuk diterapkannya VE dan pemilihan proyek yang akan menggunakan VE.

3.      Sistem Eksekusi

Sistem eksekusi ini dipengaruhi oleh metode dan organisasi proyek. Metode disini termasuk kepada guideline, staf, keuanan dan teknis yang mana kesemuanya akan memengaruhi kualitas penerapan VE.

4.      Sistem penilaian

Pada sistem ini akan ditentukan rencana pengganti yang efektif dan rencana yang harus diadopsi atau tidak.

5.      Sistem Penghargaan

Tujuan dari adanya sistem ini adalah sebagai insentif untuk tim VE dan staf ahli.

Selain 5 sistem tersebut, terdapat 4 keadaan yang akan memengaruhi pelaksanaan VE, yaitu:

1.      Lingkungan yang kompetitif

Lingkungan yang kompetitif akan berpengaruh terhadap kualitas.

2.      Environment of improvement

Dalam penerapan VE dibutuhkan peningkatan seperti dari segi fungsi.

3.      Metode kontrak

4.      Legal system

Penerapan VE pada Prefektur Oita, Jepang

Pada prefektur Oita, sistem edukasi VE terdiri dari training staff, mengakumulasikan pengalaman VE, membuat aturan dan sistem VE. Dalam penjadwalannya training staff dibagi menjadi 3 yakni training untuk meningkatkan teknik dan skill, training dengan topik manajemen dan training yang berfungsi untuk meningkatkan skill desain VE dan management skill improvement. Sedangkan untuk subjek edukasi juga terbagi menjadi 3 yakni edukasi yang diperuntukkan untuk staff, manajer dan direktur dimana tujuan dan periode dari edukasi ini berbeda. Biasanya untuk level staff, training dilakukan 2 hari per tahun. Level manajer, training dilakukan 2 jam per tahun dan untuk level direktur training dilakukan 1 jam per tahun.

Dalam Eksekusi VE terdapat 3 metode yakni:

-          In-House VE: dimana diorganisir hanya oleh in-house engineers

-          In-House Plus Consultant VE: dimana diorganisir oleh in-house dan consultant engineers

-          Consultant VE: diorganisir hanya oleh consultant engineers