Secara umum, ada 4 hal yang penting dalam manajemen proyek publik, yaitu:
1.
Biaya
proyek
2.
Jadwal/
term proyek
3.
Hasil
dari proyek
4.
Tujuan
proyek
Selama ini
kebanyakan orang hanya fokus dengan biaya dan jadwal proyek, namun ada hal lain
yang harus diperhatikan seperti value for money dan tujuan dari proyek (baik
tujuan yang terbentuk dari kebutuhan publik atau stakeholder lainnya). Di
Jepang, penerapan VE sering digunakan dalam organisasi publik dan sejak tahun
2001 hingga tahun 2005 terjadi peningkatan jumlah pengguna VE dalam organisasi
publik.
Dalam aplikasi
VE di proyek publik terdapat 4 fungsi dan 5 sistem yang perlu diperhatikan,
yaitu:
1.
Sistem
Pendidikan/ Training
Sistem
pendidikan dan training sangat dibutuhkan untuk memperoleh skill dan filosofi
dari penggunaan VE. Skill VE antara satu orang dengan orang lain berbeda dan
dipengaruhi oleh pengalaman dan workshop yang pernah diikuti. Sedangkan
filosofi VE berguna dalam improvement value pada sebuah proyek.
2.
Sistem
Aplikasi VE
Sistem aplikasi
VE terdiri dari beberapa aturan berupa pemilihan waktu efektif untuk
diterapkannya VE dan pemilihan proyek yang akan menggunakan VE.
3.
Sistem
Eksekusi
Sistem eksekusi
ini dipengaruhi oleh metode dan organisasi proyek. Metode disini termasuk
kepada guideline, staf, keuanan dan teknis yang mana kesemuanya akan
memengaruhi kualitas penerapan VE.
4.
Sistem
penilaian
Pada sistem ini
akan ditentukan rencana pengganti yang efektif dan rencana yang harus diadopsi
atau tidak.
5.
Sistem
Penghargaan
Tujuan dari
adanya sistem ini adalah sebagai insentif untuk tim VE dan staf ahli.
Selain 5 sistem
tersebut, terdapat 4 keadaan yang akan memengaruhi pelaksanaan VE, yaitu:
1.
Lingkungan
yang kompetitif
Lingkungan yang
kompetitif akan berpengaruh terhadap kualitas.
2.
Environment
of improvement
Dalam penerapan
VE dibutuhkan peningkatan seperti dari segi fungsi.
3.
Metode
kontrak
4.
Legal
system
Penerapan VE pada Prefektur Oita, Jepang
Pada prefektur
Oita, sistem edukasi VE terdiri dari training staff, mengakumulasikan
pengalaman VE, membuat aturan dan sistem VE. Dalam penjadwalannya training
staff dibagi menjadi 3 yakni training untuk meningkatkan teknik dan skill,
training dengan topik manajemen dan training yang berfungsi untuk meningkatkan
skill desain VE dan management skill improvement. Sedangkan untuk subjek
edukasi juga terbagi menjadi 3 yakni edukasi yang diperuntukkan untuk staff,
manajer dan direktur dimana tujuan dan periode dari edukasi ini berbeda.
Biasanya untuk level staff, training dilakukan 2 hari per tahun. Level manajer,
training dilakukan 2 jam per tahun dan untuk level direktur training dilakukan
1 jam per tahun.
Dalam Eksekusi VE
terdapat 3 metode yakni:
-
In-House VE: dimana
diorganisir hanya oleh in-house engineers
-
In-House Plus
Consultant VE:
dimana diorganisir oleh in-house dan consultant
engineers
-
Consultant VE: diorganisir
hanya oleh consultant engineers
